Wyzwania branży TSL w zakresie dokumentacji

Branża transportowo-spedycyjna zmaga się z wieloma problemami, takimi jak:

• Powolna komunikacja z kierowcami i przewoźnikami,
• Wysokie koszty obsługi administracyjnej i rozliczeń,
• Papierowe faktury i CMR-y, które krążą tygodniami,
• Ryzyko wycieku danych, kiedy dokumenty są przesyłane w nieskontrolowany sposób.

Dodatkowo wielu właścicieli firm mierzy się z niskim poziomem korzystania z aplikacji czy innych cyfrowych narzędzi przez podwykonawców – często nie przekracza on 50%. Dlatego kluczowe jest wdrożenie łatwego w obsłudze rozwiązania, które przy minimalnej liczbie szkoleń zagwarantuje szybką i skuteczną wymianę dokumentów i statusów zleceń.

Firma WALDEMAR SP. Z O.O., przy wsparciu zespołu SPEDTRANS, dowiodła, że można znacząco usprawnić te procesy – i to z ponad 80% skutecznością implementacji wśród kierowców i przewoźników.

Analiza najczęstszych problemów w firmach spedycyjnych

1. Brak spójnego kanału komunikacji
2. Nieskuteczna wymiana dokumentów
3. Niskie bezpieczeństwo danych
4. Ograniczona akceptacja narzędzi cyfrowych przez podwykonawców

Case study firmy WALDEMAR SP. Z O.O. – „wygasające linki” w praktyce

Kontekst

• Ponad 25 lat doświadczenia w branży transportu i logistyki,
• Potrzeba usprawnienia komunikacji z podwykonawcami,
• Konieczność zmniejszenia ilości dokumentów papierowych,
• Cel: zautomatyzować część procesów rozliczeniowych.

Kluczowe wyzwanie: Jak sprawić, by kierowcy i przewoźnicy rzeczywiście korzystali z narzędzi do cyfrowej wymiany dokumentów i statusów zleceń?

Rozwiązanie:

• Moduł wygasających linków – każdy kierowca czy podwykonawca otrzymuje link aktywny tylko na czas realizacji zlecenia.
• Prosta obsługa – minimalna liczba kliknięć, możliwość przesyłania zdjęć dokumentów prosto ze smartfona, brak konieczności zaawansowanego szkolenia.
• Automatyzacja – pliki (faktury, CMR-y) są natychmiast przesyłane do systemu SPEDTRANS, co przyspiesza rozliczenia.
• Bezpieczeństwo – link wygasa po zleceniu, więc nie ma ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych w późniejszym czasie.

Efekt? Skuteczność wśród podwykonawców i kierowców przekroczyła 80%, ponieważ wdrożenie nie wymagało od nich specjalistycznej wiedzy ani długotrwałych szkoleń.

Rezultaty: konkretne liczby i efekty biznesowe

1. 80% zleceń obsługiwanych przez łatwy w implementacji moduł wygasających linków.
2. 30% krótszy czas przetwarzania dokumentów – faktury pojawiają się w systemie automatycznie, co eliminuje ręczne wprowadzanie danych.
3. Papier ograniczony o 50% – niższe koszty druku, archiwizacji i transportu dokumentów.
4. Natychmiastowe reagowanie na opóźnienia czy problemy w trasie dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym.
5. Wyższe bezpieczeństwo danych – link wygasa, gdy zlecenie jest zakończone, co znacząco minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu.

Co to oznacza dla właścicieli firm spedycyjnych i transportowych?

1. Lepsza konkurencyjność
2. Oszczędność czasu i kosztów
3. Wysoki wskaźnik adopcji rozwiązania
4. Wzrost satysfakcji podwykonawców

Wygasające linki oraz proste w obsłudze narzędzia do wymiany dokumentów to realna odpowiedź na wyzwania branży TSL. Dzięki nim firmy nie tylko przyspieszają procesy i ograniczają koszty, ale przede wszystkim osiągają ponadprzeciętny poziom adopcji wśród podwykonawców, przewoźników i kierowców – znacznie powyżej 80%.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć podobne rozwiązanie w Twojej firmie i pozbyć się problemów z przepływem dokumentów oraz statusem zleceń, dołącz do naszego biuletynu. Wysyłamy w nim sprawdzone wskazówki, case studies oraz zaproszenia na bezpłatne webinary.

Masz pytania? Skontaktuj się z naszymi specjalistami – wspólnie przeanalizujemy Twój obecny model biznesowy i zaproponujemy konkretne usprawnienia dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Zmień sposób, w jaki zarządzasz dokumentacją spedycyjną – postaw na automatyzację i skuteczne narzędzia już dziś! Napisz do nasz na LinkedIn i umów się z nami już dzisiaj na prezentację naszego rozwiązania.