Firma GREENYARD Logistics Poland od 2022 roku rozwija swoje procesy operacyjne w oparciu o rozwiązania SPEDTRANS – kompleksowy system operacyjny dla branży TSL, obejmujący m.in. funkcjonalności klasy TMS oraz dedykowane aplikacje webowe do zarządzania współpracą i komunikacją z podwykonawcami oraz klientami, w tym platformę GREENYARD ONLINE.

W 2024 roku, wraz z rosnącą liczbą obsługiwanych zleceń i potrzebą dalszej automatyzacji pracy, pojawiła się potrzeba usprawnienia kluczowego procesu – obiegu dokumentów transportowych. Dotychczas część dokumentów trafiała w formie papierowej lub była przesyłana e-mailem, co powodowało opóźnienia, brak spójności danych i dodatkowe obciążenie administracyjne.

Celem projektu było pełne przejście na cyfrowy obieg dokumentów, zwiększenie kontroli nad terminowością oraz poprawa jakości danych i efektywności rozliczeń. Wdrożony w 2025 roku moduł stanowi kolejny etap rozwoju środowiska SPEDTRANS w firmie GREENYARD i ważny krok w kierunku pełnej cyfryzacji procesów operacyjnych.

Wyzwanie

W branży TSL czas i dokładność przekazywanych danych mają kluczowe znaczenie. W przypadku GREENYARD proces pozyskiwania i archiwizacji dokumentów odbywał się częściowo manualnie, co przy rosnącej liczbie zleceń stawało się coraz większym wyzwaniem.

Przewoźnicy przesyłali dokumenty różnymi kanałami – pocztą, e-mailem lub przez zewnętrzne serwisy – co utrudniało kontrolę nad ich terminowym dostarczaniem i zwiększało ryzyko błędów.

Brak centralnego repozytorium dokumentów powodował, że część potwierdzeń musiała być odszukiwana ręcznie, a komunikacja z partnerami była czasochłonna. W efekcie terminowość dostarczania dokumentów w 2024 roku wynosiła 45–61%, a w lipcu 2024 spadła do 45%.

Nasze rozwiązanie

Zespół MACIOSOFT zaprojektował i wdrożył w firmie GREENYARD moduł cyfrowej archiwizacji i obiegu dokumentów transportowych, w pełni zintegrowany z systemem TMS SPEDTRANS oraz platformą GREENYARD ONLINE.

Nowe rozwiązanie zapewnia pełną automatyzację komunikacji z przewoźnikami i klientami, cyfrowe gromadzenie dokumentacji oraz bieżący wgląd w status i terminowość przesyłanych plików.

Moduł obejmuje trzy kluczowe obszary funkcjonalne:

Automatyzacja komunikacji

System automatycznie przypomina przewoźnikom o konieczności przesłania potwierdzonych dokumentów po 24 godzinach od rozładunku i ponawia przypomnienia aż do momentu ich dostarczenia.
Klienci korzystający z platformy GREENYARD ONLINE otrzymują powiadomienia o przypisaniu dokumentów do zlecenia, a ci bez dostępu do platformy – automatyczne wiadomości e-mail z załączonymi skanami i numerem zlecenia.

Cyfrowa archiwizacja

Wszystkie dokumenty są gromadzone w centralnym repozytorium powiązanym ze zleceniami w systemie SPEDTRANS. Użytkownicy mają dostęp do dokumentów w czasie rzeczywistym, co eliminuje konieczność ich fizycznego przesyłania. Dane są zabezpieczone zgodnie z wymogami prawnymi, a dokumentacja jest uporządkowana i łatwo dostępna z poziomu jednego systemu.

Raportowanie i transparentność

System umożliwia bieżące monitorowanie statusu dokumentów i generowanie raportów przedstawiających m.in. terminowość ich dostarczania, liczbę dokumentów per dzień czy jakość współpracy z przewoźnikami. Dzięki temu kadra zarządzająca zyskała pełną kontrolę nad procesem i możliwość reagowania w czasie rzeczywistym.

Efekty wdrożenia

Już w pierwszych miesiącach po uruchomieniu modułu GREENYARD odnotował znaczną poprawę efektywności operacyjnej:

• terminowość dostarczania dokumentów wzrosła z 45% do poziomu 88–96%,

• 100% dokumentów jest dostarczanych i archiwizowanych w ciągu 14 dni od realizacji transportu, bez braków w dokumentacji,

• 95% zleceń rozliczanych jest w ciągu 7 dni kalendarzowych, co znacząco przyspieszyło proces fakturowania i poprawiło płynność finansową.

Dodatkowo zespół operacyjny GREENYARD odnotował wyraźny spadek liczby połączeń telefonicznych i e-maili związanych z dokumentacją, co pozwoliło mu skoncentrować się na obsłudze klientów i analizie danych zamiast na czynnościach administracyjnych.

Korzyści dla klientów i partnerów

Cyfryzacja procesu obiegu dokumentów transportowych przyniosła wymierne korzyści wszystkim uczestnikom łańcucha logistycznego:

• dla klientów – pełna przejrzystość i dostępność dokumentów w dowolnym momencie, krótszy czas rozliczeń oraz wyższa jakość obsługi,

• dla przewoźników – prosty, zautomatyzowany proces przekazywania dokumentów bez ryzyka ich utraty czy opóźnień,

• dla firmy GREENYARD – eliminacja papierowego obiegu dokumentów, redukcja kosztów administracyjnych, poprawa kontroli nad procesami oraz lepsze raportowanie i analiza efektywności.

Dzięki integracji z platformą GREENYARD ONLINE wszystkie strony zyskały dostęp do jednolitego źródła informacji i pełną transparentność procesu.

Znaczenie projektu dla branży

Wdrożenie w GREENYARD Logistics Poland pokazuje, jak technologia SPEDTRANS wspiera transformację cyfrową w branży transportowo-spedycyjnej. Projekt jest przykładem, że automatyzacja procesów nie musi oznaczać skomplikowanych zmian organizacyjnych – odpowiednio zaprojektowany system może płynnie wpasować się w codzienną pracę i przynieść wymierne efekty już w krótkim czasie.

Cyfryzacja obiegu dokumentów stała się nie tylko usprawnieniem pracy, ale także elementem budowania przewagi konkurencyjnej i profesjonalnego wizerunku firmy.

Kolejny etap rozwoju

Zespół MACIOSOFT wspólnie z GREENYARD planuje dalszy rozwój projektu. Kolejnym krokiem będzie uruchomienie panelu przewoźnika, który umożliwi partnerom samodzielne przesyłanie skanów dokumentów bezpośrednio do systemu SPEDTRANS. Rozwiązanie to pozwoli skrócić obieg dokumentacji o kolejny dzień, zwiększy transparentność rozliczeń i zapewni przewoźnikom łatwy dostęp do historii zleceń oraz możliwość elastycznego wystawiania faktur.

Podsumowanie

Projekt wdrożenia modułu cyfrowego obiegu dokumentów transportowych w firmie GREENYARD Logistics Poland, zrealizowany przez zespół MACIOSOFT, zakończył się pełnym sukcesem. Dzięki kompleksowemu podejściu do cyfryzacji i integracji systemów firma osiągnęła znaczną poprawę terminowości, jakości danych i efektywności procesów.

Cyfryzacja w praktyce przekłada się tu nie tylko na lepsze wskaźniki operacyjne, ale przede wszystkim na większą satysfakcję klientów, przewoźników i zespołu pracowników.

Artykuł pochodzi z magazynu Truck Biznes. Pełna wersja publikacji dostępna jest pod tym linkiem.