Wdrożenia systemów TMS i ERP to procesy złożone, które często obarczone są niepewnością, presją czasu i dużą ilością zmiennych. Decyzje podejmowane w takich warunkach nie zawsze są idealne, a ich skutki bywają kosztowne. Często spotykamy się z sytuacją w rozmowach z naszymi Klientami, że po kilku miesiącach od wdrożenia niezależnie jakiego systemu systemu pojawia się rozczarowanie: „To rozwiązanie nie spełnia naszych oczekiwań”. W takich momentach łatwo podjąć decyzję o zmianie partnera lub zakupie kolejnego, droższego rozwiązania. Czy jednak zawsze jest to najlepsze wyjście?

To dla nas sygnał alarmowy

Gdy słyszymy o rozczarowaniu dowolnym systemem, pierwszym krokiem nie powinno być proponowanie nowego oprogramowania, lecz pomoc Klientowi w zrozumieniu, co poszło nie tak.Bez tej refleksji – nawet najlepszy system może nie zadziałać. Jeśli zlekceważymy analizę obecnego wdrożenia, powielimy te same błędy: niewłaściwe ułożenie procesów, brak szkolenia użytkowników, brak analizy danych. Dlatego zamiast proponować „czystą kartę”, stawiamy na diagnozę i odpowiedzialność. Zmiana systemu bez świadomości źródła problemu może spotęgować chaos – a nie go rozwiązać.

System to narzędzie, nie przeciwnik

Jednym z największych błędów jest traktowanie systemu jak „wroga” lub obarczanie go winą za problemy organizacyjne. Warto pamiętać, że system informatyczny nie działa w próżni – odzwierciedla procesy biznesowe, dane, sposób ich wprowadzania oraz konfigurację, która została dokonana na etapie wdrożenia. Jeśli dane wprowadzane są błędnie, niekompletnie lub bez odpowiedniej konsekwencji, nawet najlepszy system nie zadziała poprawnie.

Gdzie tkwi prawdziwy problem? Kiedy ludzie ukrywają się za „wadą systemu”

System bywa wygodnym kozłem ofiarnym. W naszej praktyce w Maciosoft widzimy, że nawet 30% zgłaszanych „awarii” wynika z:

• Brakującej wiedzy (np. pracownik nie rozumie funkcji),
• Błędów operacyjnych (np. pominięcie obowiązkowego pola w dokumencie),
• Strachu przed przyznaniem się do pomyłki lub nierealistycznych obietnic złożonych przełożonym.

To naturalne mechanizmy obronne – ale jako właściciel firmy możesz je przełamać, tworząc przestrzeń, gdzie:

• Porażka jest częścią procesu – zamiast karania, wdrażasz mentoring,
• Pytanie „dlaczego?” zastępuje „kto winien?” – np. analiza procesu, nie osoby,
• System jest testem prawdy – dane i logi pokazują faktyczny przebieg działań.

W momencie gdy słyszysz: „System nie daje rady”, ale nikt nie potrafi pokazać konkretnego błędu. To moment na diagnozę procesu, nie oprogramowania”

Cofnięcie się o krok to nie porażka

W Maciosoft mamy doświadczenie z niektórymi Klientami, którzy po pewnym czasie od uruchomienia systemu wracają do nas, przekonani, że wcześniej dokonali złego wyboru. Po chłodnej analizie często okazuje się jednak, że większość potrzebnych im funkcjonalności już jest – wystarczy je poprawnie skonfigurować, przeszkolić użytkowników lub zmodyfikować nieco procesy. Przyznanie się do błędu w trakcie wdrożenia i cofnięcie o kilka kroków to nie porażka, ale oznaka dojrzałości i strategicznego podejścia do rozwoju firmy.

Co więcej weryfikacja wdrożenia po pewnym czasie od uruchomienia systemu jest nawet wskazana. Wykonanie dodatkowej analizy pozwoli doszlifować procesy uzyskując jak najlepsze dostosowanie procesów do potrzeb Klienta. Wdrażając nowy system Klient skupia się na poznaniu podstawowych funkcji natomiast po kilku miesiącach od rozpoczęcia pracy pojawiają się refleksje i możliwości optymalizacji.

Pułapki błędnych decyzji

Na rynku TSL często obserwujemy następujące błędy:

• Porzucanie wdrożenia bez analizy – prowadzi do utraty dotychczasowych inwestycji, wiedzy, czasu i zasobów.
• Zbyt pochopna zmiana partnera – zazwyczaj nie rozwiązuje problemu, a jedynie go odsuwa, generując dodatkowe koszty i frustracje.
• Tworzenie własnego systemu – choć brzmi atrakcyjnie, to utrzymanie, rozwój i zarządzanie własnym narzędziem może być ogromnym obciążeniem finansowym i organizacyjnym.

Sprawdź, za co już zapłaciłeś

Zanim podejmiesz decyzję o kolejnej inwestycji, upewnij się, że w pełni wykorzystujesz obecny system. Zadaj swojemu partnerowi kilka ważnych pytań:

• Czy wykorzystujemy pełny potencjał zakupionych modułów?
• Czy nasze procesy są dobrze odwzorowane w konfiguracji systemu?
• Czy przeprowadzono rzetelne szkolenia dla użytkowników?
• Czy problemy wynikają z ograniczeń technicznych, czy raczej organizacyjnych?

W Maciosoft kładziemy duży nacisk na transparentność i elastyczność. Pomagamy naszym Klientom przeprowadzić szczegółową analizę ich obecnych rozwiązań i dostosować system SPEDTRANS do rzeczywistych potrzeb, unikając tym samym zbędnych kosztów i frustracji.

Chłodna analiza zamiast emocji

Zmiana systemu TMS czy ERP jest dużą decyzją biznesową. Podejmowanie jej pod wpływem emocji, bez dogłębnej analizy, jest ryzykowne. Warto podejść do tego procesu z dystansem, dokładnie oceniając dostępne możliwości oraz ograniczenia. Niekiedy najlepsze rozwiązanie znajduje się w zasięgu ręki – trzeba tylko umieć je dostrzec.

W Maciosoft służymy pomocą w takich sytuacjach. Dzięki analizie przedwdrożeniowej, dedykowanym konsultacjom i wsparciu technicznemu, pomagamy firmom TSL w pełni wykorzystać potencjał systemu SPEDTRANS, który już posiadają.

Nie spiesz się z decyzją o zmianie. Najpierw upewnij się, czy Twój obecny system rzeczywiście nie spełnia Twoich potrzeb, czy może wystarczy po prostu inaczej go skonfigurować i lepiej wykorzystać.

Ten artykuł – być może przekornie – nie zachęca wprost do zmiany systemu na SPEDTRANS. I właśnie dlatego trafia do tych, którzy myślą strategicznie. W Maciosoft nie łapiemy Klientów „na pierwszy strzał”. Zamiast tego budujemy zaufanie i długofalowe relacje – często zaczynając od wspólnej analizy, czasem nawet od rozmowy o błędach z poprzednich wdrożeń.

Wierzymy, że lepiej przeprowadzić wdrożenie przemyślane i etapowe, niż wydać pieniądze pochopnie, licząc na szybki efekt. Dobrze zaplanowany proces wdrożeniowy to fundament stabilności – nie tylko technologicznej, ale przede wszystkim organizacyjnej.

Jeśli chcesz porozmawiać o swoim wdrożeniu – niezależnie od tego, czy jesteś naszym Klientem, czy dopiero rozważasz zmianę – jesteśmy do dyspozycji.

Jeżeli zainteresował Cię ten artykuł i chciałbyś dowiedzieć się jak może wyglądać wdrożenie naszego systemu TMS SPEDTRANS w Twojej firmie, to zapraszamy do przeczytania case study Wygasające linki: 50% mniej dokumentów i szybsze procesy.