Kontekst

Firma WALDEMAR SP. Z O.O., to firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w kompleksowej obsłudze transportu i logistyki, dynamicznie rozwija swoją działalność od 1995 roku, realizując coraz większą liczbą zleceń. W miarę rozwoju pojawiła się potrzeba usprawnienia komunikacji z podwykonawcami oraz zautomatyzowania procesów dokumentacyjnych. CEO firmy, Michał Rycerz, postanowił wdrożyć nowoczesne rozwiązania technologiczne, które pomogłyby firmie zachować konkurencyjność na rynku, przy jednoczesnym uproszczeniu obsługi zleceń. Kluczowymi potrzebami były automatyzacja procesów, lepsza komunikacja w czasie rzeczywistym oraz zmniejszenie obiegu dokumentacji papierowej.

Współpraca z SPEDTRANS

Firma WALDEMAR SP. Z O.O. współpracuje z zespołem SPEDTRANS od 2013 roku, kiedy to wdrożono pierwsze rozwiązania usprawniające procesy logistyczne. Wraz z rozwojem działalności i wzrostem liczby zleceń, firma zaczęła odczuwać potrzebę udoskonalenia istniejących narzędzi. Zespół SPEDTRANS zaproponował wprowadzenie między innymi funkcjonalności modułu wygasających linków, mających na celu usprawnienie komunikacji z podwykonawcami oraz automatyzację kluczowych procesów operacyjnych.

Kluczowe wyzwania

1. Szybka wymiana informacji z podwykonawcami oraz transportem własnym.
2. Otrzymywanie danych w czasie rzeczywistym o realizacji zleceń.
3. Redukcja zależności od papierowej dokumentacji.
4. Automatyzacja procesów związanych z obsługą zlecenia z wyszczególnieniem analizy dokumentacyjnej, fakturowania i obsługi po zleceniowej.
5. Szybkie reagowanie na potencjalne problemy operacyjne.
6. Wzmocnienie pozycji konkurencyjnej na rynku.

Pytania zespołu SPEDTRANS i odpowiedzi firmy Waldemar

W trakcie rozmów na temat projektu pojawiło się wiele istotnych pytań, które pomogły sprecyzować oczekiwania i potrzeby firmy Waldemar.

1. Jakie informacje uznajecie za kluczowe dla realizacji zleceń, które przewoźnicy powinni otrzymywać za pomocą wygasających linków?

Michała Rycerz, CEO Waldemar: „Naszym priorytetem jest to, aby przewoźnicy mieli dostęp do informacji kluczowych z punktu widzenia realizacji zleceń, ale tylko w zakresie, który jest im niezbędny do wykonania zadania. Dlatego zależało nam, aby wygasające linki umożliwiały dostęp do szczegółowych danych o zadaniu, takich jak: terminy realizacji zleceń, informacje o miejscach załadunku i rozładunku, aktualny status zlecenia. Chcieliśmy, aby dane te były aktualizowane w czasie rzeczywistym, co pozwoliłoby na natychmiastową reakcję w przypadku jakichkolwiek problemów. Dodatkowo trzeba zaznaczyć, że funkcjonalność wygasających linków to nie tylko informacje czy statusy, to również swobodny przepływ dokumentacji.

Dzięki stworzeniu przyjaznych interfejsów dla kierowców, mogą oni bezpośrednio z pozycji swojego smartfona, po załadunku czy rozładunku, zaktualizować statusy wykonania zlecenia, ale również sfotografować otrzymane dokumenty i przesłać je bezpośrednio do systemu SPEDTRANS, nie angażując przy tym swoich dyspozytorów. Działanie to ma na celu wyeliminowanie błędów dokumentacyjnych, szybkie reagowanie przy jednoczesnym ściągnięciu odpowiedzialności decyzyjnej w tym, zakresie z kierowcy na dyspozytora z WALDEMAR oraz skrócenie łańcucha przepływu informacji. Nasi pracownicy w czasie rzeczywistym są w stanie sprawdzić dokumentacje, zidentyfikować problemy oraz je rozwiązać lub stwierdzić ich brak, a tym samym dać „zielone światło” do kontynuowania dalszego procesu transportowego.

Oczywiście zdajemy sobie sprawę z faktu, że nasi partnerzy posiadają już wypracowane własne procedury wymiany danych, jak i komunikacji w zakresie wyżej wymienionym pomiędzy dyspozytorami i kierowcami, dlatego zależało nam, by interfejs był dostosowany również dla pracowników biurowych, dyspozytorów, na których wówczas spoczywają obowiązki zawarte w umowie transportowej.”

2. Co jest najważniejsze z punktu widzenia bezpieczeństwa danych w firmie Waldemar?

Michała Rycerz: „Najważniejszym aspektem z punktu widzenia bezpieczeństwa danych w firmie WALDEMAR jest zapewnienie pełnej kontroli dostępu do informacji oraz skuteczna ochrona przed ich nieuprawnionym udostępnieniem. Środowisko pracy, jakie tworzymy w firmie, spełnia najwyższe standardy bezpieczeństwa, a nasze procesy są stale analizowane i udoskonalane w celu identyfikacji potencjalnych zagrożeń oraz minimalizacji ryzyka. Kluczowym elementem naszej strategii ochrony danych jest ograniczenie dostępu do informacji jedynie na czas trwania konkretnego zlecenia. W tym celu wdrożyliśmy funkcjonalność wygasających linków, które automatycznie dezaktywują się po zakończeniu realizacji zlecenia.

Dzięki temu rozwiązaniu możemy w pełni kontrolować, kto i kiedy ma dostęp do określonych informacji, co znacząco minimalizuje ryzyko wycieku danych. Jest to szczególnie ważne w komunikacji z naszymi partnerami zewnętrznymi oraz podwykonawcami, którzy potrzebują jedynie niezbędnych danych do realizacji powierzonych im zleceń. Funkcja wygasających linków jest zintegrowana z systemem bezpieczeństwa przepływu dokumentów w module, co oznacza, że wszelkie pliki przesyłane i udostępniane w ramach współpracy są szyfrowane, a ich dostępność jest automatycznie ograniczana do osób upoważnionych. Dzięki temu mamy pewność, że dane są chronione nie tylko w trakcie przesyłu, ale także w procesie ich przechowywania.

Dodatkowo, system SPEDTRANS wykorzystuje zaawansowane mechanizmy autoryzacji i monitorowania wszystkich operacji na dokumentach, co umożliwia szybkie wykrycie i reakcję na ewentualne nieprawidłowości. Każdy dostęp do danych jest rejestrowany i można go łatwo prześledzić, co zapewnia pełną przejrzystość oraz możliwość audytu wszystkich operacji w SPEDTRANS. Podsumowując, funkcja wygasających linków, w połączeniu z licznymi zabezpieczeniami w zakresie przepływu dokumentów oraz autoryzacji użytkowników, tworzy zintegrowany system, który chroni dane naszych klientów i partnerów na każdym etapie ich przetwarzania.”

3. Jak automatyzacja fakturowania wpłynęła na Wasze codzienne operacje?

Michała Rycerz: „Nie nazwałbym tego jeszcze pełną automatyzacją, ale jesteśmy na dobrej drodze, aby ją osiągnąć. W firmie WALDEMAR SP. Z O.O. mamy wyznaczone konkretne cele technologiczne i dążymy do ich realizacji. Jednym z kluczowych celów jest minimalizacja przepływu informacji do danych niezbędnych, ich przyspieszenie, a także usprawnienie procesu obiegu dokumentów. Dążymy do tego, aby pewne etapy tego procesu były w pełni zautomatyzowane. Wprowadzenie funkcjonalności wygasających linków to kolejny krok w kierunku realizacji tego zamierzenia, który już teraz znacząco poprawił nasz proces obiegu dokumentów i komunikacji.

Wcześniej proces fakturowania i przesyłania dokumentacji był czasochłonny i wymagał ręcznego wprowadzania danych, co nie tylko generowało potencjalne błędy, ale także wydłużało czas obsługi po zakończeniu zlecenia. Dzięki nowemu rozwiązaniu, jakim jest funkcjonalność wygasających linków, obieg dokumentów został skrócony do minimum, a cała obsługa zleceń stała się bardziej przejrzysta i efektywna.

W firmie WALDEMAR SP. Z O.O. budujemy relacje oparte na partnerstwie, zaufaniu i wzajemnych korzyściach, dlatego zrozumienie specyfiki pracy naszych partnerów jest dla nas kluczowe. Jesteśmy świadomi, jak ważny jest sprawny przepływ gotówki w branży transportowej, dlatego oferując naszym przewoźnikom możliwość korzystania z wygasających linków, dajemy im szansę na sprawne dostarczenie dokumentacji, w tym również faktur za wykonane transporty. Doskonale wiemy, ile czasu zajmuje skompletowanie dokumentów w tradycyjny sposób oraz ich dostarczenie w formie papierowej. Wdrożenie nowego rozwiązania pozwoliło nam znacząco przyspieszyć proces rozliczeń z przewoźnikami i usprawnić całą współpracę.

Co więcej, automatyzacja nie tylko wpłynęła na relacje z naszymi przewoźnikami, ale również poprawiła jakość współpracy z naszymi zleceniodawcami. Teraz możemy oferować im szybsze i bardziej przejrzyste raportowanie, dzięki czemu mogą oni na bieżąco monitorować postęp realizacji zleceń i mieć pewność, że wszystkie formalności są w pełni zgodne z ustaleniami. Obieg dokumentów stał się bardziej płynny, a możliwość wprowadzania i zatwierdzania faktur w systemie SPEDTRANS w czasie rzeczywistym wyeliminowała wiele barier związanych z tradycyjną dokumentacją.”

4. Jakie kroki podjęliście, aby zredukować ilość dokumentacji papierowej w procesach transportowych?

Michała Rycerz: „Podjęcie decyzji o redukcji dokumentacji papierowej w firmie logistycznej nie jest łatwym zadaniem, ponieważ wymaga przemyślanego podejścia, odpowiedniego przygotowania oraz zaangażowania wszystkich pracowników i partnerów. Tych kroków było naprawdę wiele, trudno byłoby je wszystkie wymienić. Najważniejsze jednak, by pamiętać, że zmiana takiego procesu nie dokonuje się z dnia na dzień. Pierwszym krokiem było zasianie ziarna zrozumienia i akceptacji tej zmiany wśród pracowników. Musieli oni zrozumieć sens mojej wizji, dostrzec szanse, możliwości, ale również potencjalne zagrożenia wynikające z ograniczenia dokumentacji papierowej. Wiedziałem, że bez ich pełnego wsparcia i akceptacji tego kierunku zmian, wdrożenie nie miałoby szans na sukces.

Proces zaczął się od zmapowania wszystkich etapów operacyjnych, aby dokładnie przeanalizować, w jakich momentach obieg dokumentów papierowych mógłby zostać zastąpiony rozwiązaniami cyfrowymi. Następnie zdefiniowaliśmy obowiązki statusowania każdego z tych etapów w systemie, co pozwoliło nam na lepszą kontrolę nad każdym procesem oraz szybsze reagowanie na ewentualne problemy. Kolejnym z kluczowych etapów było edukowanie naszych przewoźników oraz zmiana ich mentalności w stosunku do wprowadzanych innowacji. Spotkaliśmy się z oporem – spore grono przewoźników nie rozumiało intencji wdrożenia i nie dostrzegało znaczących korzyści. To właśnie wtedy ogromną rolę odegrał nasz zespół, który z wytrwałością i cierpliwością edukował naszych partnerów na temat korzyści płynących z digitalizacji. Wyjaśnialiśmy, jak przyspieszenie procesu obiegu dokumentów bezpośrednio przekłada się na oszczędność czasu i redukcję kosztów prowadzenia ich własnych firm.

Kluczowym narzędziem, które wspomogło naszą transformację, było wprowadzenie funkcjonalności wygasających linków, która umożliwia przewoźnikom dodawanie dokumentów transportowych – takich jak listy przewozowe (CMR) i potwierdzenia dostawy – w formie cyfrowej, bez konieczności przesyłania ich w wersji papierowej. W praktyce oznaczało to, że przewoźnicy mogli załączać dokumenty bezpośrednio po wykonaniu zlecenia, co znacznie skróciło czas dostarczania dokumentacji i pozwoliło nam na natychmiastowe rozliczenia. Dodatkowo wyeliminowanie potrzeby fizycznego dostarczania dokumentów ograniczyło związane z tym koszty, zarówno po stronie przewoźników, jak i naszej firmy. Oczywiście, całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych w logistyce nie jest możliwe, ponieważ niektóre dokumenty, zgodnie z regulacjami, nadal muszą być przechowywane w formie fizycznej. Naszym celem było jednak znaczące ograniczenie ich użycia. Dzięki wdrożonym funkcjom udało nam się zredukować obieg dokumentów papierowych o 50%, co jest dużym krokiem naprzód i wyraźnie usprawniło naszą codzienną pracę.

Jednak nie zamierzamy na tym poprzestać. W mojej głowie jest jeszcze wiele pomysłów, które mają na celu dalszą optymalizację tego procesu i zwiększenie efektywności poprzez pełną digitalizację niektórych operacji. Wierzę, że wkrótce uda nam się osiągnąć jeszcze wyższy poziom automatyzacji wraz z współpracą z SPEDTRANS, co pozwoli nam stać się jeszcze bardziej konkurencyjnymi i efektywnymi na rynku. Współpraca z WALDEMAR to nie tylko stałe wsparcie logistyczne, ale także realne partnerstwo, które pozwala rozwijać działalność przewozową w stabilnym i nowoczesnym otoczeniu biznesowym. Redukcja przepływu dokumentacji papierowej była jednym z wielu kroków, które podjęliśmy, aby usprawnić współpracę i zwiększyć efektywność operacyjną. Dzięki temu nasi partnerzy mogą skupić się na tym, co najważniejsze – realizacji zleceń, mając pewność, że wszystkie procesy administracyjne są prowadzone w sposób szybki, bezpieczny i zgodny z najwyższymi standardami jakości.”

Przebieg wdrożenia

Po intensywnych konsultacjach z zespołem SPEDTRANS, zaplanowano kilka etapów wdrożenia nowej funkcjonalności. Pierwszym krokiem było przygotowanie personelu do wdrożenia funkcjonalności wygasających linków oraz testowanie, jak przewoźnicy będą korzystać z nowych narzędzi. Przeprowadzono szkolenia, zarówno dla zespołu Waldemar, jak i dla podwykonawców, aby upewnić się, że wszyscy rozumieją nowe procesy i są gotowi do pracy z nowym systemem.

Wyniki wdrożenia

Po zakończeniu wdrożenia firma Waldemar odnotowała wyraźne korzyści operacyjne:

1. 80% zleceń spedycyjnych jest realizowanych poprzez wygasające linki. Podwykonawcy mieli natychmiastowy dostęp do informacji, co przyspieszyło procesy realizacji i pozwoliło lepiej monitorować postęp zleceń.
2. Automatyczna integracja faktur od przewoźników z systemem SPEDTRANS zredukowała czas przetwarzania dokumentów o 30%. Faktury były teraz automatycznie przesyłane i wprowadzane do systemu, co znacznie usprawniło proces księgowania, a także zminimalizowało ryzyko błędów w rozliczeniach.
3. Zredukowanie papierowej dokumentacji o 50%. Mimo że nie udało się całkowicie wyeliminować papieru, nowa funkcjonalność znacząco ograniczyła jego obieg, zwłaszcza w obszarze dokumentów transportowych i dokumentów kosztowych.
4. Możliwość obsługi większej liczby zleceń bez konieczności zatrudniania dodatkowego personelu. Automatyzacja procesów pozwoliła firmie Waldemar obsługiwać więcej zleceń bez zwiększania liczby pracowników, co przyczyniło się do poprawy efektywności operacyjnej.
5. Szybsze reagowanie na problemy operacyjne. Możliwość monitorowania zleceń w czasie rzeczywistym i natychmiastowe powiadomienia o ewentualnych opóźnieniach lub problemach umożliwiły firmie Waldemar natychmiastowe podjęcie działań korygujących, co znacząco zredukowało koszty operacyjne.

Konkluzja

Współpraca między firmą Waldemar a zespołem SPEDTRANS przyniosła widoczne korzyści w postaci zautomatyzowanych procesów i optymalizacji pracy.

Jakie konkretne zmiany zauważyliście w operacjach firmy po wdrożeniu rozwiązań SPEDTRANS?

Michała Rycerz: „Sukces wdrożenia rozwiązań SPEDTRANS wynikał z bliskiej współpracy z zespołem, który nie tylko wysłuchał naszych potrzeb, ale również je dogłębnie zrozumiał i zaproponował elastyczne oraz skuteczne rozwiązania, idealnie dopasowane do specyfiki naszej działalności. Funkcjonalność wygasających linków to także rozwiązanie skierowane do działu transportu własnego firmy WALDEMAR. Pracownicy tego działu oraz kierowcy realizujący zlecenia bezpośrednio dla naszej firmy również korzystają z tej funkcjonalności, dzięki czemu mają stały dostęp do aktualnych danych dotyczących każdego zlecenia. Kierowcy mogą na bieżąco aktualizować informacje o statusie zlecenia i przesyłać dokumenty bezpośrednio z trasy.

Warto podkreślić, że dział transportu własnego był testerem tej funkcjonalności w naszej firmie, co pozwoliło nam lepiej zrozumieć potrzeby użytkowników i dostosować rozwiązanie do wymagań operacyjnych. Dzięki wdrożeniu tej funkcjonalności, nasi kierowcy mają możliwość szybkiego przesyłania dokumentów, co znacząco skróciło czas obiegu dokumentacji, a także usprawniło współpracę z działem administracyjnym. Zmniejszyło to także liczbę potencjalnych błędów, przyspieszyło proces rozliczeń i pozwoliło naszym pracownikom na lepsze zarządzanie flotą. To, że dział transportu własnego aktywnie uczestniczył w testowaniu i wdrożeniu tego rozwiązania, sprawiło, że nowe narzędzie zostało dostosowane do specyficznych wymagań naszej firmy, co przekłada się na jeszcze wyższy poziom jakości w obsłudze operacyjnej.

Nowa funkcjonalność oraz automatyzacja procesów umożliwiły nam obsługę większej liczby zleceń, a jednocześnie znacząco zredukowały czas i koszty operacyjne. Dzięki wdrożeniu wygasających linków, usprawniliśmy przepływ informacji z naszymi partnerami biznesowymi i podwykonawcami, co pozwoliło na szybsze uzyskiwanie niezbędnych dokumentów i natychmiastową weryfikację danych. W efekcie, cały proces realizacji zleceń stał się bardziej przejrzysty i skuteczny, co bezpośrednio wpłynęło na poprawę jakości obsługi naszych klientów. Wszystkie te zmiany nie tylko usprawniły operacje wewnętrzne, ale także zwiększyły naszą konkurencyjność na rynku.

Wprowadzenie nowoczesnych rozwiązań technologicznych oraz automatyzacja procesów to inwestycja, która już teraz przynosi wymierne korzyści, zarówno dla naszej firmy, jak i naszych partnerów. Jestem przekonany, że w przyszłości będziemy dalej rozwijać się w tym kierunku, co pozwoli nam osiągnąć pełną automatyzację i jeszcze większą efektywność operacyjną. Dzięki temu, możemy być pewni, że jesteśmy przygotowani na dalszy rozwój i sprostanie rosnącym wymaganiom rynku logistycznego” – podkreśla Michał Rycerz, CEO firmy WALDEMAR SP. Z O.O.