Wyzwania branży TSL w zakresie dokumentacji

Branża transportowo-spedycyjna zmaga się z wieloma problemami, takimi jak:

  • Powolna komunikacja z kierowcami i przewoźnikami,
  • Wysokie koszty obsługi administracyjnej i rozliczeń,
  • Papierowe faktury i CMR-y, które krążą tygodniami,
  • Ryzyko wycieku danych, kiedy dokumenty są przesyłane w nieskontrolowany sposób.

Dodatkowo wielu właścicieli firm mierzy się z niskim poziomem korzystania z aplikacji czy innych cyfrowych narzędzi przez podwykonawców – często nie przekracza on 50%. Dlatego kluczowe jest wdrożenie łatwego w obsłudze rozwiązania, które przy minimalnej liczbie szkoleń zagwarantuje szybką i skuteczną wymianę dokumentów i statusów zleceń.

Firma WALDEMAR SP. Z O.O., przy wsparciu zespołu SPEDTRANS, dowiodła, że można znacząco usprawnić te procesy – i to z ponad 80% skutecznością implementacji wśród kierowców i przewoźników.

Analiza najczęstszych problemów w firmach spedycyjnych

  1. Brak spójnego kanału komunikacji
  2. Nieskuteczna wymiana dokumentów
  3. Niskie bezpieczeństwo danych
  4. Ograniczona akceptacja narzędzi cyfrowych przez podwykonawców

Case study firmy WALDEMAR SP. Z O.O. – „wygasające linki” w praktyce

Kontekst

  • Ponad 25 lat doświadczenia w branży transportu i logistyki,
  • Potrzeba usprawnienia komunikacji z podwykonawcami,
  • Konieczność zmniejszenia ilości dokumentów papierowych,
  • Cel: zautomatyzować część procesów rozliczeniowych.

Kluczowe wyzwanie: Jak sprawić, by kierowcy i przewoźnicy rzeczywiście korzystali z narzędzi do cyfrowej wymiany dokumentów i statusów zleceń?

Rozwiązanie:

  • Moduł wygasających linków – każdy kierowca czy podwykonawca otrzymuje link aktywny tylko na czas realizacji zlecenia.
  • Prosta obsługa – minimalna liczba kliknięć, możliwość przesyłania zdjęć dokumentów prosto ze smartfona, brak konieczności zaawansowanego szkolenia.
  • Automatyzacja – pliki (faktury, CMR-y) są natychmiast przesyłane do systemu SPEDTRANS, co przyspiesza rozliczenia.
  • Bezpieczeństwo – link wygasa po zleceniu, więc nie ma ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych w późniejszym czasie.

Efekt? Skuteczność wśród podwykonawców i kierowców przekroczyła 80%, ponieważ wdrożenie nie wymagało od nich specjalistycznej wiedzy ani długotrwałych szkoleń.

Rezultaty: konkretne liczby i efekty biznesowe

  1. 80% zleceń obsługiwanych przez łatwy w implementacji moduł wygasających linków.
  2. 30% krótszy czas przetwarzania dokumentów – faktury pojawiają się w systemie automatycznie, co eliminuje ręczne wprowadzanie danych.
  3. Papier ograniczony o 50% – niższe koszty druku, archiwizacji i transportu dokumentów.
  4. Natychmiastowe reagowanie na opóźnienia czy problemy w trasie dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym.
  5. Wyższe bezpieczeństwo danych – link wygasa, gdy zlecenie jest zakończone, co znacząco minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu.

Co to oznacza dla właścicieli firm spedycyjnych i transportowych?

  1. Lepsza konkurencyjność
  2. Oszczędność czasu i kosztów
  3. Wysoki wskaźnik adopcji rozwiązania
  4. Wzrost satysfakcji podwykonawców

Wygasające linki oraz proste w obsłudze narzędzia do wymiany dokumentów to realna odpowiedź na wyzwania branży TSL. Dzięki nim firmy nie tylko przyspieszają procesy i ograniczają koszty, ale przede wszystkim osiągają ponadprzeciętny poziom adopcji wśród podwykonawców, przewoźników i kierowców – znacznie powyżej 80%.


Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć podobne rozwiązanie w Twojej firmie i pozbyć się problemów z przepływem dokumentów oraz statusem zleceń, dołącz do naszego biuletynu. Wysyłamy w nim sprawdzone wskazówki, case studies oraz zaproszenia na bezpłatne webinary.

Masz pytania? Skontaktuj się z naszymi specjalistami – wspólnie przeanalizujemy Twój obecny model biznesowy i zaproponujemy konkretne usprawnienia dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Zmień sposób, w jaki zarządzasz dokumentacją spedycyjną – postaw na automatyzację i skuteczne narzędzia już dziś! Napisz do nasz na LinkedIn i umów się z nami już dzisiaj na prezentację naszego rozwiązania.

Categories: Artykuły

Udostępnij

Categories: Artykuły

Udostępnij

Kompleksowe wsparcie, które napędza rozwój Twojego biznesu.

Zarządzanie IT

Kompleksowa obsługa IT, od outsourcingu po chmurę. Z nami zoptymalizujesz koszty.

Analizy biznesowe

Podejmuj lepsze decyzje dzięki rzetelnym danym. Sprawdź nasze usługi analizy biznesowej.

Spedtrans

Niezawodne oprogramowanie dla branży TSL. Usprawnij operacje logistyczne z SPEDTRANS.

Przeczytaj również

Nasi Klienci

Co mówią o nas Klienci

Program SPEDTRANS bardzo pomógł nam poukładać procesy w firmie, co przełożyło się na wielki skok w rozwoju. Wiele modułów oraz funkcjonalności, które dostarcza program, pozwala na bardziej efektywną pracę.

Piotr Rzążewski, CO-Founder, ZOYA Logistics Group

Współpraca z Maciosoft była zawsze płynna i efektywna, a ich zespół wykazywał się dużą elastycznością i responsywnością. Dzięki SPEDTRANS nasze procesy stały się bardziej efektywne i uporządkowane.

Magdalena Wasilewska, Dyrektor Zarządzająca, EJKO

Oprogramowanie SPEDTRANS marki Maciosoft, z którą współpracujemy od wielu lat, to niezwykle wartościowe narzędzie, które znacząco ułatwia zarządzanie procesami logistycznymi w naszej firmie. Jego wdrożenie przynosi szereg korzyści, które wpływają na efektywność działań oraz oszczędność czasu i kosztów.

Tobiasz Wąsowski, CEO, Dział Zarządzania, Everest Logistics

Liczby, które mówią same za siebie

0
Lat doświadczenia w branży IT oraz systemach TMS
0
Firm korzystających z naszego systemu
0
Indywidualnych wdrożeń dostosowanych do potrzeb
0
Klientów pracujących zdalnie na naszych serwerach

ODKYJ POTENCJAŁ SPEDTRANS

Umów się na rozmowę z naszym specjalistą

Chcesz dowiedzieć się, jak nasze zaawansowane rozwiązania mogą wspierać rozwój Twojej firmy? Umów się na rozmowę z naszym specjalistą i odkryj, jak możemy wspólnie osiągnąć sukces.