
Wyzwania branży TSL w zakresie dokumentacji
Branża transportowo-spedycyjna zmaga się z wieloma problemami, takimi jak:
- Powolna komunikacja z kierowcami i przewoźnikami,
- Wysokie koszty obsługi administracyjnej i rozliczeń,
- Papierowe faktury i CMR-y, które krążą tygodniami,
- Ryzyko wycieku danych, kiedy dokumenty są przesyłane w nieskontrolowany sposób.
Dodatkowo wielu właścicieli firm mierzy się z niskim poziomem korzystania z aplikacji czy innych cyfrowych narzędzi przez podwykonawców – często nie przekracza on 50%. Dlatego kluczowe jest wdrożenie łatwego w obsłudze rozwiązania, które przy minimalnej liczbie szkoleń zagwarantuje szybką i skuteczną wymianę dokumentów i statusów zleceń.
Firma WALDEMAR SP. Z O.O., przy wsparciu zespołu SPEDTRANS, dowiodła, że można znacząco usprawnić te procesy – i to z ponad 80% skutecznością implementacji wśród kierowców i przewoźników.
Analiza najczęstszych problemów w firmach spedycyjnych
- Brak spójnego kanału komunikacji
- Nieskuteczna wymiana dokumentów
- Niskie bezpieczeństwo danych
- Ograniczona akceptacja narzędzi cyfrowych przez podwykonawców
Case study firmy WALDEMAR SP. Z O.O. – „wygasające linki” w praktyce
Kontekst
- Ponad 25 lat doświadczenia w branży transportu i logistyki,
- Potrzeba usprawnienia komunikacji z podwykonawcami,
- Konieczność zmniejszenia ilości dokumentów papierowych,
- Cel: zautomatyzować część procesów rozliczeniowych.
Kluczowe wyzwanie: Jak sprawić, by kierowcy i przewoźnicy rzeczywiście korzystali z narzędzi do cyfrowej wymiany dokumentów i statusów zleceń?
Rozwiązanie:
- Moduł wygasających linków – każdy kierowca czy podwykonawca otrzymuje link aktywny tylko na czas realizacji zlecenia.
- Prosta obsługa – minimalna liczba kliknięć, możliwość przesyłania zdjęć dokumentów prosto ze smartfona, brak konieczności zaawansowanego szkolenia.
- Automatyzacja – pliki (faktury, CMR-y) są natychmiast przesyłane do systemu SPEDTRANS, co przyspiesza rozliczenia.
- Bezpieczeństwo – link wygasa po zleceniu, więc nie ma ryzyka nieuprawnionego dostępu do danych w późniejszym czasie.
Efekt? Skuteczność wśród podwykonawców i kierowców przekroczyła 80%, ponieważ wdrożenie nie wymagało od nich specjalistycznej wiedzy ani długotrwałych szkoleń.
Rezultaty: konkretne liczby i efekty biznesowe
- 80% zleceń obsługiwanych przez łatwy w implementacji moduł wygasających linków.
- 30% krótszy czas przetwarzania dokumentów – faktury pojawiają się w systemie automatycznie, co eliminuje ręczne wprowadzanie danych.
- Papier ograniczony o 50% – niższe koszty druku, archiwizacji i transportu dokumentów.
- Natychmiastowe reagowanie na opóźnienia czy problemy w trasie dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym.
- Wyższe bezpieczeństwo danych – link wygasa, gdy zlecenie jest zakończone, co znacząco minimalizuje ryzyko nieuprawnionego dostępu.
Co to oznacza dla właścicieli firm spedycyjnych i transportowych?
- Lepsza konkurencyjność
- Oszczędność czasu i kosztów
- Wysoki wskaźnik adopcji rozwiązania
- Wzrost satysfakcji podwykonawców
Wygasające linki oraz proste w obsłudze narzędzia do wymiany dokumentów to realna odpowiedź na wyzwania branży TSL. Dzięki nim firmy nie tylko przyspieszają procesy i ograniczają koszty, ale przede wszystkim osiągają ponadprzeciętny poziom adopcji wśród podwykonawców, przewoźników i kierowców – znacznie powyżej 80%.
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak wdrożyć podobne rozwiązanie w Twojej firmie i pozbyć się problemów z przepływem dokumentów oraz statusem zleceń, dołącz do naszego biuletynu. Wysyłamy w nim sprawdzone wskazówki, case studies oraz zaproszenia na bezpłatne webinary.
Masz pytania? Skontaktuj się z naszymi specjalistami – wspólnie przeanalizujemy Twój obecny model biznesowy i zaproponujemy konkretne usprawnienia dopasowane do potrzeb Twojej firmy.
Zmień sposób, w jaki zarządzasz dokumentacją spedycyjną – postaw na automatyzację i skuteczne narzędzia już dziś! Napisz do nasz na LinkedIn i umów się z nami już dzisiaj na prezentację naszego rozwiązania.
Udostępnij
Udostępnij
Kompleksowe wsparcie, które napędza rozwój Twojego biznesu.
Nie zaczynaj od zmiany systemu – zacznij od analizy. W Maciosoft wiemy, że rozczarowanie technologią często wynika z błędów wdrożeniowych, a nie z samego narzędzia. W tym artykule pokazujemy, dlaczego lepiej wycisnąć maksimum z obecnego rozwiązania, niż pochopnie inwestować w nowe. I choć piszemy to jako producent SPEDTRANS – tym razem nie namawiamy do zmiany. Namawiamy do mądrego wyboru.
Pierwsze półrocze 2025 roku upłynęło w Maciosoft pod znakiem intensywnych spotkań, wdrożeń i rozwoju systemu SPEDTRANS. Uczestniczyliśmy w kluczowych wydarzeniach branżowych, a jednocześnie prowadziliśmy szereg projektów wdrożeniowych. Teraz czas na krótką przerwę od konferencji – ale nie od pracy.
Specjalista ds. sprzedaży będzie odpowiedzialny za budowanie i utrzymywanie relacji z Klientami, aktywne pozyskiwanie nowych partnerów biznesowych oraz dosprzedaż rozwiązań w zakresie systemu SPEDTRANS. Szukamy osoby z doświadczeniem w TSL (lub dużą motywacją do szybkiego poznania branży), która potrafi spojrzeć na biznes Klientów i zaproponować skuteczne wdrożenia oraz usprawnienia procesów.
Specjalista ds. wdrożeń (TMS) będzie przekładał potrzeby Klientów na efektywną konfigurację SPEDTRANS, optymalizował procesy i wspierał użytkowników. Szukamy osoby z myśleniem procesowym, gotowej do realnego wpływania na efektywność w branży TSL.