Branża TSL od lat przechodzi przyspieszoną cyfryzację. Według najnowszych analiz (m.in. raporty Transport Intelligence czy PricewaterhouseCoopers) coraz więcej firm logistycznych deklaruje chęć unowocześnienia swoich procesów. Ale gdy przychodzi do wyboru systemu TMS, wiele przedsiębiorstw skupia się przede wszystkim na „prostocie” rozwiązań, opierając decyzję na pierwszym wrażeniu – często atrakcyjnym wizualnie interfejsie, działającym w przeglądarce i obiecującym szybkie wdrożenie. Czy jednak to wystarczy, by w dłuższej perspektywie zapewnić efektywność, stabilność i elastyczność?

Poniżej przyglądamy się najczęstszym mitom dotyczącym „prostych” systemów TMS oraz wyjaśniamy, jak podejść do wyboru oprogramowania od strony długofalowych korzyści.

„Proste” w obsłudze czy „proste” w możliwościach?

Pierwszym i najczęściej spotykanym wyzwaniem jest rozbieżność między wyglądem systemu a jego realnymi funkcjami. „Łatwość obsługi” bywa rozumiana jako niewielka liczba pól do uzupełnienia czy minimalna ilość zakładek w interfejsie. Takie rozwiązania potrafią rzeczywiście wyglądać zachęcająco podczas prezentacji czy krótkich testów demo. W praktyce jednak:

• Brak rozbudowanych konfiguracji szybko ujawnia się, gdy firma potrzebuje wystawiać setki faktur z indywidualnymi warunkami płatności, różnymi walutami czy specyficznymi klauzulami handlowymi.
• Minimalistyczna formatka pozbawiona mechanizmów automatyzacji (np. automatycznego uzupełniania danych kontrahenta, integracji ze stawkami przewozowymi, dynamicznej wyceny tras) oznacza konieczność prowadzenia równoległych rejestrów w arkuszach Excel.
• Brak wielomonitorowości i obsługi dużych wolumenów danych przyspiesza prezentację na jednym ekranie, ale komplikuje życie działom spedycji, księgowości czy rozliczeń flot, pracującym codziennie z tysiącami zleceń.

W efekcie firmy często doświadczają efektu „rozczarowania wdrożeniem” – po pierwszych miesiącach okazuje się, że system nie rozwija się wraz z rosnącymi potrzebami. W skali roku może to oznaczać konieczność ręcznego przerzucania danych, generowanie nadgodzin i niewykorzystanie potencjału automatyzacji.

Dlaczego W Europie wciąż dominuje model desktopowy i hybrydowy?

Mimo rosnącej popularności rozwiązań webowych, większość średnich i dużych firm logistycznych w Europie deklaruje, że kluczowe systemy (w tym  zaawansowane TMS, ERP czy po prostu systemy księgowe) opiera wciąż na modelu desktopowym lub hybrydowym. Z czego to wynika?

1. Wydajność przy dużej skali Według danych Gartnera, korporacyjne systemy ERP i TMS przetwarzające setki tysięcy rekordów dziennie potrzebują stabilnej infrastruktury – nie zawsze da się ją osiągnąć w 100% webowej architekturze, zwłaszcza jeśli jest projektowana głównie pod kątem „przyjaznej obsługi w przeglądarce”.
2. Praca wieloekranowa i wielozadaniowość Dyspozytorzy, spedytorzy, księgowi – często działają na kilku monitorach jednocześnie, monitorując rejestry zleceń, mapy tras, statusy rozliczeń i zapisy rozmów w czasie rzeczywistym. Rozwiązania desktop/hybrydowe zwykle lepiej wspierają taką wielozadaniowość.
3. Bezpieczeństwo i kontrola Dla większych firm kluczowa jest możliwość hostowania danych we własnej infrastrukturze, z własnymi procedurami bezpieczeństwa. Chociaż chmura daje wiele zalet, pełna kontrola nad serwerami i danymi w modelu hybrydowym bywa argumentem „być albo nie być” w obszarach, gdzie obowiązują restrykcyjne normy prawne czy korporacyjne.

Excel – (zbyt) przyjazny punkt wyjścia

Wiele przedsiębiorstw wciąż korzysta z Excela czy Google Sheets do organizacji transportu i spedycji, bo pozwala na sporą elastyczność przy niewielkiej skali. Problem pojawia się, gdy firma rośnie, a jednocześnie decyduje się na „najprostszy” TMS, licząc na kontynuację tej elastyczności.

• Część procesów wciąż „wraca” do arkuszy: gdy TMS nie oferuje odpowiednich pól, raportów czy automatyzacji, użytkownicy zaczynają tworzyć „obejścia” w postaci skoroszytów Excel, co prowadzi do chaosu, zdublowanych danych i większego ryzyka błędów.
• Niewidzialne koszty: zamiast skracać czas obsługi, „prosty” system generuje pracę dodatkową – wprowadzanie danych równolegle w TMS i arkuszach, ręczne aktualizacje, sprawdzanie rozbieżności w raportach. Po kilku miesiącach okazuje się, że konieczne jest wsparcie dodatkowej osoby tylko do „pilnowania” danych.

Gdzie zatem tkwi prawdziwa „prostota”?

Wbrew pozorom nie chodzi o liczbę przycisków czy kolorystykę interfejsu, ale o to, jak szybko i bezbłędnie możemy wykonać daną operację – w tym nawet bardzo złożoną.

• Automatyzacja i konfigurowalne workflow: System TMS, który przy pierwszym wrażeniu może wydawać się „zaawansowany” czy „rozbudowany”, nierzadko pozwala ustawić reguły automatyzacji (np. przy rozliczaniu zleceń, generowaniu faktur, zarządzaniu stawkami) i skrócić realny czas potrzebny na wprowadzanie i przetwarzanie danych.
• Modułowość: Rozwiązania TMS o architekturze modułowej umożliwiają firmom elastyczne dodawanie funkcji w miarę wzrostu i zmian profilu działalności (np. nowa gałąź transportu, integracje z giełdami ładunków, dedykowane moduły obsługi chłodni czy ADR). W modelu „jednolitym” lub stricte webowym często brakuje takiego zaplecza – a wszelkie modyfikacje mogą oznaczać kosztowne prace po stronie dostawcy.

Hybrydowe podejście jako złoty środek

„Web vs desktop” to nie musi być wybór zero-jedynkowy. Coraz więcej firm decyduje się na hybrydowe TMS, w którym kluczowe operacje działają w środowisku desktopowym (przy maksymalnej wydajności i stabilności), a moduły webowe odpowiadają za to, co faktycznie wymaga dostępu z dowolnego miejsca (np. portal klienta, szybki podgląd statusu zleceń, zlecanie transportu przez kontrahentów online).

• Skalowalność i pewność działania: W przypadku intensywnej eksploatacji systemu (setki użytkowników równocześnie, tysiące transakcji dziennie, praca na kilku monitorach) architektura desktopowa zwykle zapewnia lepszą płynność. Jednocześnie webowe moduły pozwalają logować się zdalnie czy udostępniać część funkcjonalności partnerom biznesowym.
• Elastyczna aktualizacja: Hybryda nie oznacza rezygnacji z benefitów chmury. Aktualizacje mogą następować cyklicznie (np. raz w miesiącu), a dane są synchronizowane z serwerami w taki sposób, by praca użytkowników w biurze nie była zakłócana.
• Bezpieczeństwo: Jeśli firma chce przechowywać część danych wyłącznie lokalnie, a część udostępniać w chmurze, model hybrydowy idealnie to umożliwia.

System TMS na lata – z myślą o zmianach w strategii biznesowej

Główną zaletą rozbudowanych, konfigurowalnych systemów jest to, że nie ograniczają one rozwoju firmy. W dynamicznej rzeczywistości TSL przedsiębiorstwa często:

• Dodają nowe usługi (np. drobnicę, transport chłodniczy, przewozy ADR).
• Wchodzą na rynki zagraniczne z różnymi walutami, warunkami płatności i wymaganiami prawnymi.
• Uruchamiają kolejne oddziały i działy, które potrzebują własnych raportów czy uprawnień.

W takim kontekście TMS, który już na starcie wydaje się „prostym formularzem w przeglądarce”, może nie sprostać potrzebom. Koszty wymuszonej zmiany systemu za 2–3 lata bywają dużo większe niż jednorazowa inwestycja w bardziej zaawansowane rozwiązanie.

Pytania, które warto zadać sobie (i dostawcy) przed wyborem TMS

1. Jak system radzi sobie z dużymi wolumenami danych? – Czy można masowo wystawiać faktury, hurtowo edytować setki zleceń czy szybko filtrować tysiące rekordów?
2. Czy TMS obsługuje pracę na wielu monitorach i różne role w organizacji? – Użytkownicy w różnych działach mogą potrzebować własnych ustawień i dostępu do wielu ekranów jednocześnie.
3. Jak wygląda elastyczność konfiguracji? – Czy można samodzielnie tworzyć dodatkowe pola, schematy dokumentów, niestandardowe reguły naliczania opłat?
4. Czy jest wsparcie dla różnych modeli wdrożenia (desktop, web, hybrydowe)? – Czasami warto mieć dostęp webowy dla kierowców i portal dla klientów, przy zachowaniu stabilnej bazy desktopowej w siedzibie głównej.
5. Jak producent podchodzi do rozwoju i aktualizacji systemu? – Czy są regularne, uwzględniające zmiany prawne i rynkowe aktualizacje? Jak reaguje wsparcie w razie błędów?

Podsumowanie: prawdziwa prostota to szybkość i pewność działania

Branża TSL nie należy do najłatwiejszych. Wymaga operowania na wielkiej liczbie zmiennych – od warunków dostaw, przez regulacje prawne, aż po skomplikowane kalkulacje kosztów. „Prosty” wizualnie system TMS może sprawdzić się przy niewielkiej skali i nieskomplikowanych procesach, ale w perspektywie długoterminowej kluczowa jest możliwość rozwijania i dostosowywania narzędzia do zmieniających się potrzeb.

• Stabilna wydajność, wielomonitorowość, automatyzacje i modułowość – to elementy, które w codziennej pracy często okazują się ważniejsze niż pierwsze wrażenie „ładnej formatki”.
• Hybrydowe podejście daje natomiast komfort łączenia najlepszych cech modeli desktop i web: bezpieczeństwa i szybkości przetwarzania danych z możliwością zdalnego dostępu do wybranych funkcji.
• Długofalowa inwestycja w TMS powinna bazować na założeniu, że firma będzie ewoluować – dodawać nowe usługi, oddziały, rynki. System, który tego nie uwzględnia, prędzej czy później stanie się wąskim gardłem.

Dlatego przed podjęciem decyzji warto przyjrzeć się nie tylko wyglądowi interfejsu, ale i rzeczywistej elastyczności rozwiązania. Ostatecznie najważniejsze jest to, ile czasu i zasobów zaoszczędzisz dzięki automatyzacji procesów i dostosowaniu systemu do specyficznych wymagań Twojego biznesu. Prawdziwa „prostota” przejawia się wtedy, gdy nawet najbardziej skomplikowane operacje możesz wykonać szybko, bezbłędnie i bez udziału dodatkowych narzędzi.

To właśnie ta różnica – między pozorną łatwością a realnym usprawnieniem – decyduje o sukcesie (lub porażce) wdrożenia TMS w branży transportowej i spedycyjnej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jakie wnioski wyciągamy z 25 lat tworzenia innowacji dla branży TSL i poznać rozwiązania realnie wpływające na efektywność biznesu, dołącz do naszego biuletynu. Wysyłamy w nim sprawdzone wskazówki, inspirujące case studies oraz zaproszenia na bezpłatne webinaria.

Masz pytania? Skontaktuj się z naszymi specjalistami – wspólnie przyjrzymy się Twojemu modelowi biznesowemu i zaproponujemy konkretne usprawnienia dopasowane do potrzeb Twojej firmy.

Zmień sposób, w jaki zarządzasz procesami, dokumentacją oraz kontrahentami – postaw na automatyzację i skuteczne narzędzia już dziś. Napisz do nas na LinkedIn i umów się na prezentację – pokażemy Ci, jak wygląda prawdziwie nowoczesny TMS w praktyce.