Weryfikacja kontrahenta w systemie TMS – integracja SPEDTRANS z Dun&Bradstreet

Weryfikacja kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy to dziś jeden z najważniejszych elementów zarządzania ryzykiem w firmach transportowych i spedycyjnych. Nowe zlecenie, presja na szybkie potwierdzenie warunków i partner, z którym firma wcześniej nie współpracowała – w takich sytuacjach decyzje często trzeba podejmować niemal natychmiast.

Szybko nie powinno jednak oznaczać pochopnie.

Opóźnienia w płatnościach, niewypłacalność partnera biznesowego czy współpraca z firmą znajdującą się w trudnej sytuacji finansowej mogą mieć poważne konsekwencje dla przewoźnika lub spedytora. Dlatego coraz większe znaczenie ma dostęp do aktualnych danych dokładnie w tym miejscu, w którym pracownicy podejmują decyzje operacyjne.

Dlaczego warto zweryfikować kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy?

Przed rozpoczęciem współpracy warto sprawdzić nie tylko podstawowe dane rejestrowe przedsiębiorstwa. Weryfikacja kontrahenta pozwala ograniczyć ryzyko współpracy z firmami mającymi problemy z terminowym regulowaniem zobowiązań lub znajdującymi się w trudnej sytuacji finansowej. Istotna jest również historia płatnicza, kondycja finansowa oraz poziom ryzyka związany z udzieleniem kredytu kupieckiego.

W praktyce weryfikacja kontrahenta często oznacza jednak:

• korzystanie z kilku niezależnych serwisów,
• ręczne wyszukiwanie informacji,
• porównywanie danych z różnych źródeł,
• kopiowanie wyników do systemu lub wewnętrznych zestawień,
• oczekiwanie na akceptację osoby odpowiedzialnej za finanse.

Każdy dodatkowy krok wydłuża proces. Zwiększa również ryzyko pomyłki, wykorzystania nieaktualnych danych albo podjęcia decyzji na podstawie niepełnych informacji.

Dane powinny być dostępne dokładnie tam, gdzie podejmowane są decyzje.

Dlatego Maciosoft rozpoczął współpracę z Dun & Bradstreet – globalnym liderem w obszarze danych i analityki biznesowej. D&B dostarcza informacje o ponad 640 milionach organizacji na przeszło 250 rynkach, wspierając firmy w ocenie ryzyka, weryfikacji kontrahentów oraz podejmowaniu trafniejszych decyzji biznesowych.

Efektem współpracy jest dostęp do informacji o kontrahentach bezpośrednio w systemie SPEDTRANS. Integracja z systemem TMS eliminuje konieczność przełączania się pomiędzy wieloma serwisami i pozwala zweryfikować kontrahenta bez opuszczania środowiska pracy.

W karcie kontrahenta mogą być dostępne między innymi:

• PAYDEX®, czyli wskaźnik opracowany przez Dun & Bradstreet, który pokazuje terminowość regulowania zobowiązań przez przedsiębiorstwo na podstawie historii płatności.
• Failure Score, pomaga ocenić prawdopodobieństwo wystąpienia problemów finansowych przedsiębiorstwa i stanowi jedno z narzędzi wspierających ocenę ryzyka współpracy.
• rekomendowany maksymalny limit kredytowy,
• aktualne dane rejestrowe przedsiębiorstwa.

Informacje są aktualizowane automatycznie, dzięki czemu użytkownicy mogą korzystać z bieżących danych bez konieczności ich samodzielnego wyszukiwania i aktualizowania.

Jakie korzyści daje weryfikacja kontrahenta w systemie TMS?

Szybsza ocena nowych kontrahentów

Pracownik może sprawdzić najważniejsze informacje w momencie przyjmowania zlecenia, przygotowywania oferty lub zakładania nowego kontrahenta w systemie.

Nie musi przerywać pracy, otwierać kolejnych serwisów i ręcznie porównywać znalezionych danych.

Większa kontrola nad ryzykiem finansowym

Dostęp do informacji o terminowości płatności i kondycji przedsiębiorstwa pomaga lepiej ocenić, czy współpraca z daną firmą mieści się w akceptowanym poziomie ryzyka.

Nie oznacza to automatycznego podejmowania decyzji za użytkownika. Dane stanowią jednak istotne wsparcie dla osób odpowiedzialnych za sprzedaż, spedycję, finanse oraz akceptację nowych kontrahentów.

Mniej błędów i ręcznej pracy

Informacje dostępne bezpośrednio w systemie ograniczają potrzebę ręcznego przepisywania danych. To ważne szczególnie w firmach, w których każdego dnia weryfikowanych jest wielu nowych klientów, przewoźników lub partnerów.

Jedno środowisko pracy

Nowoczesny system TMS nie powinien być jedynie narzędziem do tworzenia zleceń i planowania transportów. Może również pełnić funkcję centrum informacji, w którym dane operacyjne, handlowe i finansowe wspierają podejmowanie decyzji.

Integracja SPEDTRANS z Dun & Bradstreet wpisuje się właśnie w ten kierunek rozwoju.

Kiedy warto ponownie zweryfikować kontrahenta?

Ocena kontrahenta nie powinna kończyć się w momencie rozpoczęcia współpracy. Sytuacja finansowa przedsiębiorstwa może zmieniać się wraz z kondycją rynku, sezonowością, utratą kluczowego klienta czy wzrostem kosztów działalności.

Dlatego dane warto analizować także:

• przed zwiększeniem wartości zleceń,
• przy ustalaniu lub zmianie limitu kredytowego,
• przed wydłużeniem terminu płatności,
• po wystąpieniu pierwszych opóźnień,
• przy ponownym rozpoczęciu współpracy po dłuższej przerwie,
• przed realizacją zlecenia o szczególnie dużej wartości.

Dzięki temu weryfikacja staje się elementem stałego zarządzania ryzykiem, a nie jednorazową formalnością.

Jak ograniczyć ryzyko finansowe w transporcie i spedycji?

Firmy transportowe inwestują w monitoring pojazdów, kontrolę kosztów, automatyzację dokumentów i bezpieczeństwo ładunków. Równie ważne jest jednak bezpieczeństwo finansowe transakcji.

Nawet prawidłowo wykonany transport może okazać się nierentowny, jeżeli zapłata wpłynie z dużym opóźnieniem albo nie wpłynie wcale.

Dostęp do danych biznesowych bezpośrednio w systemie operacyjnym pozwala połączyć szybkość działania z bardziej świadomą oceną ryzyka. To szczególnie ważne w branży, w której wiele decyzji podejmowanych jest pod presją czasu.

Dowiedz się więcej o integracji SPEDTRANS z Dun & Bradstreet

Szczegóły współpracy, zakres dostępnych informacji oraz znaczenie danych biznesowych w codziennej pracy firm transportowych zostały opisane na blogu Dun & Bradstreet:

Przeczytaj artykuł Dun & Bradstreet o współpracy z Maciosoft i integracji ze SPEDTRANS

Temat został również przedstawiony przez portal branżowy Log24, który zwraca uwagę na znaczenie szybkiej weryfikacji partnerów biznesowych oraz dostępu do danych bezpośrednio w środowisku pracy użytkownika:

Przeczytaj publikację Log24 o danych Dun & Bradstreet dostępnych w SPEDTRANS

Mniej wyszukiwania, więcej konkretnych informacji

Integracja SPEDTRANS z danymi Dun & Bradstreet upraszcza proces, który do tej pory często wymagał korzystania z kilku źródeł i wykonywania wielu dodatkowych czynności.

Najważniejsze informacje o kontrahencie mogą być dostępne tam, gdzie są rzeczywiście potrzebne – w systemie wykorzystywanym każdego dnia przez pracowników firm transportowych i spedycyjnych.

Dzięki temu decyzja o rozpoczęciu lub kontynuowaniu współpracy może być podejmowana szybciej, sprawniej i na podstawie konkretnych danych.

Więcej informacji na temat rozwiązania, dostępnych danych oraz ich zastosowania w systemie SPEDTRANS znajduje się na stronie projektu:

https://www.dnb.com/pl-pl/marketing/ocena-ryzyka-kredytowego-dostawcy-maciosoft.html