Sztuczna inteligencja stała się jednym z najczęściej używanych – i jednocześnie najbardziej nadużywanych – pojęć w branży TSL. W wielu artykułach wszystko, co „samo się robi”, nazywane jest AI. W praktyce jednak większość realnych usprawnień w firmach transportowych i spedycyjnych wynika z dobrze zaprojektowanej automatyzacji oraz uporządkowanych procesów, a nie z algorytmów sztucznej inteligencji.

Nowoczesny system TMS powinien wykorzystywać AI tam, gdzie rzeczywiście ma ona przewagę nad klasyczną automatyzacją, a nie jako element marketingowego sloganu. Kluczowa jest też inna kwestia: jeden spójny system TMS jako centralna szyna danych, bez której ani automatyzacja, ani AI nie będą działały skutecznie.

Automatyzacja ≠ AI – podstawowe rozróżnienie

Zacznijmy od fundamentów.

Automatyzacja:

• działa na zdefiniowanych regułach,

• wykonuje powtarzalne czynności według scenariuszy,

• jest przewidywalna, szybka i tania we wdrożeniu,

• stanowi podstawę każdego nowoczesnego systemu TMS.

Sztuczna inteligencja (AI):

• analizuje dane nieustrukturyzowane (np. dokumenty, treści maili, skany),

• rozpoznaje wzorce i kontekst,

• uczy się na podstawie danych historycznych,

• jest wykorzystywana tam, gdzie nie da się opisać procesu prostymi regułami.

W praktyce AI nie zastępuje automatyzacji – ona ją uzupełnia. W dobrze zaprojektowanym systemie TMS najpierw działa automatyzacja, a dopiero tam, gdzie kończą się reguły, wchodzi sztuczna inteligencja.

AI w systemach TMS – gdzie ma realny sens?

W systemie TMS AI znajduje zastosowanie głównie w obszarach, gdzie mamy do czynienia z:

• dokumentami od różnych kontrahentów,

• niejednoznacznym językiem (OWZ, umowy, zlecenia),

• dużą liczbą wyjątków,

• wysokim ryzykiem kosztowym lub prawnym.

Takie podejście przyjęto w systemie SPEDTRANS, gdzie AI wspiera procesy operacyjne, ale zawsze na fundamencie automatyzacji i spójnych danych.

Główne obszary wykorzystania AI w SPEDTRANS

1. Asystent SPEDTRANS AI – inteligentne wsparcie użytkownika

Asystent SPEDTRANS AI pełni rolę inteligentnego systemu pomocy, który wspiera użytkownika w codziennej pracy z TMS-em. Nie jest to chatbot marketingowy, ale narzędzie osadzone w kontekście rzeczywistych danych systemowych.

AI:

• pomaga odnaleźć informacje w systemie,

• wyjaśnia funkcjonalności w kontekście aktualnej operacji,

• wspiera użytkownika w podejmowaniu decyzji operacyjnych.

Kluczowe jest to, że Asystent działa na danych zgromadzonych w jednym systemie TMS, co znacząco zwiększa jego skuteczność i użyteczność.

2. DMS / EOD – elektroniczny obieg dokumentów

Obieg dokumentów to jeden z najbardziej czasochłonnych obszarów w firmach TSL. W SPEDTRANS AI wspiera automatyczną analizę dokumentów, które wcześniej wymagały ręcznej obsługi.

AI wykorzystywana jest do:

• rozpoznawania typu dokumentu (faktura, CMR, WZ, załączniki),

• kategoryzowania dokumentów,

• kierowania ich do odpowiednich działów lub pracowników.

Jednocześnie automatyzacja odpowiada za dalszy przepływ dokumentów, przypisywanie ich do procesów i kontroli terminów. AI rozpoznaje – automatyzacja wykonuje.

3. Proces sprzedaży – analiza zleceń i OWZ

W procesie sprzedaży AI wspiera:

• rozpoznawanie zleceń transportowych i spedycyjnych,

• automatyczne zakładanie zleceń w systemie TMS.

Szczególnie istotnym elementem jest analiza OWZ (Ogólnych Warunków Zlecenia).

AI potrafi wykrywać:

• niebezpieczne zapisy,

• niestandardowe warunki odpowiedzialności,

• potencjalne ryzyka kosztowe i prawne.

Dzięki temu system nie tylko przyspiesza proces sprzedaży, ale realnie pomaga chronić firmę przed przyszłymi problemami i stratami finansowymi.

4. Weryfikacja kosztów i kompletacja dokumentów

Rozliczenia to jeden z najbardziej krytycznych procesów w branży TSL – czasochłonny, odpowiedzialny i podatny na błędy.

W SPEDTRANS AI:

• automatycznie rozpoznaje faktury zakupu,

• weryfikuje ich poprawność względem zlecenia transportowego lub spedycyjnego,

• identyfikuje i przypisuje załączniki (CMR, WZ, wydruki temperatur),

• kompletuje dokumentację pod zlecenie źródłowe.

Automatyzacja odpowiada za:

• kontrolę kompletności,

• uruchamianie kolejnych etapów rozliczeń,

• spójność danych finansowych.

Efekt: znaczące skrócenie czasu rozliczeń i ograniczenie błędów.

Jeden spójny system TMS = szyna danych

Najważniejszy wniosek jest prosty:
AI bez spójnych danych nie działa skutecznie.

Dlatego kluczowym elementem nowoczesnego TMS jest jedna centralna baza danych, która:

• łączy sprzedaż, operacje, dokumenty i rozliczenia,

• eliminuje ręczne przepisywanie danych,

• umożliwia automatyzację i sensowne wykorzystanie AI.

W praktyce często lepiej mieć jeden dobrze zaprojektowany system TMS niż kilka „inteligentnych” narzędzi połączonych integracjami.

Realne korzyści biznesowe

Właściwie wykorzystana automatyzacja i AI w TMS przynoszą konkretne efekty:

Niższe koszty operacyjne

• mniej pracy ręcznej,

• mniej błędów,

• mniejsze ryzyko kosztownych pomyłek.

Oszczędność czasu

• szybsze przetwarzanie dokumentów,

• krótsze procesy sprzedażowe,

• automatyczne rozliczenia.

Skrócenie czasu rozliczeń z klientem

• kompletna dokumentacja dostępna szybciej,

• sprawniejszy obieg faktur,

• lepsza płynność finansowa firmy.

Podsumowanie

Sztuczna inteligencja w systemach TMS ma sens tylko wtedy, gdy jest używana świadomie. Nie zastąpi dobrze zaprojektowanych procesów ani solidnej automatyzacji. Może je natomiast skutecznie uzupełniać – szczególnie w obszarach analizy dokumentów, treści i ryzyk.

Nowoczesny system TMS to:

• automatyzacja jako fundament,

• AI tam, gdzie naprawdę jest potrzebna,

• jeden spójny system jako centralna szyna danych.

I właśnie takie podejście pozwala realnie zarządzać nowoczesną firmą transportową i spedycyjną – bez marketingowych uproszczeń, za to z mierzalnymi efektami biznesowymi.